Digitale Transformation in Unternehmen
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die Digitale Transformation zu einem Schlüsselbegriff geworden, der über Erfolg und Misserfolg entscheiden kann. Doch was verbirgt sich genau hinter diesem Ausdruck? In diesem Blogartikel werden wir uns mit der Definition der Digitalen Transformation auseinandersetzen, konkrete Beispiele betrachten und den Unterschied zwischen Digitalisierung und Digitaler Transformation definieren. Tauchen wir gemeinsam ein in die Welt der Digitalen Transformation, um zu verstehen, wie sie die Grundlagen von Unternehmen revolutioniert und die Weichen für eine zukunftsweisende Entwicklung stellt.
Was ist Digitale Transformation? (Definition)
Die Digitale Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess der Entwicklung und Nutzung digitaler Technologien, der strategische, organisatorische und kulturelle Facetten im Unternehmen umfasst. Dabei ist nicht nur die Ausrichtung des Unternehmens, sondern auch die Organisation und deren Menschen Teil des Prozesses. Beispiele hierfür sind Social Media, Big Data, Cloud Services, Smart Devices, Internet of Things und Blockchain.
Im Unternehmen wird die Digitale Transformation zum Beispiel wie folgt umgesetzt:
- Überarbeitung der Abläufe durch digitale Technologien im gesamten Unternehmen
- Die Entwicklung von Produkten bzw. Dienstleistungen, die auf neuen Technologien basieren
- Automatisierte Kommunikation z.B. über Chatbots
- Optimierung des Datenaustausches
Digitale Transformation am Beispiel von Spotify
Lassen Sie mich die Digitale Transformation am Beispiel von Spotify erklären. Vor Spotify gab es bekanntlich Musik-CD’s, Kassetten, Vinylplatten und weitere Tonträger. Diese hatten drei Dinge gemeinsam:
- Es handelte sich dabei um begrenzte Speichermedien. Das heisst, es konnten nicht beliebig viele Lieder darauf abgespeichert werden
- CD’s, Kassetten, Vinylplatten etc. konnten in ausgewählten Geschäften gekauft werden
- Sammlungen dieser Tonträger wurden zu Hause in Regalen aufgereiht und präsentiert
Diese Tonträger erfüllten zwar ihren Zweck, doch es entwickelten sich versteckte Bedürfnisse der Kunden. Der Audio-Streaming-Dienst Spotify erkannte diese Bedürfnisse und hat die Musikindustrie auf den Weg der Digitalen Transformation gebracht:
Auswahl
Plötzlich konnten Kunden per Knopfdruck fast jeden verfügbaren Song abspielen.
Individualität
Playlists konnten mühelos zusammengestellt und geteilt werden.
Kostenüberblick
Der Kunde hatte seine Kosten immer im Überblick, da Spotify im Monatsabo gelöst wird.
Was hat die Digitale Transformation in der Musikindustrie also ausgemacht?
Die Digitale Transformation in der Musikindustrie durch Spotify ist bahnbrechend. Das Unternehmen nutzte das Internet, um das Musikhören aus der Sicht der Kunden und ihrer Bedürfnisse neu zu konzipieren. Spotify revolutionierte die Branche durch
- Die Einführung eines innovativen Geschäftsmodells im Monatsabo
- Die Nutzung des Internets für eine umfassende Datenbank von Songs
- Die Schaffung neuer Prozesse wie die einfache Playlist-Erstellung
- Die globale Marktoffenheit für aufstrebende Künstler
Anhand der Story von Spotify möchte ich Ihnen verdeutlichen, dass sich durch die Digitale Transformation viele Bereiche verändern – vom Geschäftsmodell, zur ICT-Infrastruktur, Prozessen, Entscheidungsgrundlagen, Datennutzung & -Analyse, Arbeitsprozesse & Teamdynamiken, Sicherheit, Arbeitsqualität, Marktpräsenz und vieles mehr.
Unterschied Digitalisierung & Digitale Transformation
Die Digitale Transformation in der Musikindustrie durch Spotify ist bahnbrechend. Das Unternehmen nutzte das Internet, um das Musikhören aus der Sicht der Kunden und ihrer Bedürfnisse neu zu konzipieren. Spotify revolutionierte die Branche durch
- Die Einführung eines innovativen Geschäftsmodells im Monatsabo
- Die Nutzung des Internets für eine umfassende Datenbank von Songs
- Die Schaffung neuer Prozesse wie die einfache Playlist-Erstellung
- Die globale Marktoffenheit für aufstrebende Künstler
Anhand der Story von Spotify möchte ich Ihnen verdeutlichen, dass sich durch die Digitale Transformation viele Bereiche verändern – vom Geschäftsmodell, zur ICT-Infrastruktur, Prozessen, Entscheidungsgrundlagen, Datennutzung & -Analyse, Arbeitsprozesse & Teamdynamiken, Sicherheit, Arbeitsqualität, Marktpräsenz und vieles mehr.
Digitalisierung
Digitalisierung ist ein wichtiger Erfolgsfaktor, damit die Digitale Transformation gelingt. Dabei handelt es sich um die Optimierung und Automatisierung von Prozessen in technischer und prozessualer Hinsicht. Hier werden analoge Prozesse in digitale Unternehmensprozesse verwandelt. Die Digitalisierung verfolgt das Ziel, Effizienzvorteile zu erlangen.
Digitale Transformation
Digitale Transformation bezieht sich auf einen weitreichenden Veränderungsprozess, der verschiedene Aspekte wie Strategie, Organisation und Kultur einschliesst. Hiermit wird auch die Differenz zur Digitalisierung klar, die sich eher auf die Prozessoptimierung und -automatisierung fokussiert. Die Digitale Transformation ist ein umfassender Transformationsprozess, der eine Unternehmung nachhaltig verändert. Dabei ist es besonders wichtig, den Menschen nicht aus den Augen zu verlieren, da er im Zentrum dieser Veränderung steht. Ziel ist es, eine harmonische Interaktion zwischen Menschen und Technologie zu schaffen, um reibungslose Abläufe sicherzustellen, Kunden von neuen Dienstleistungen profitieren zu lassen und die Freude an der Arbeit zu erhalten.
Vorteile der Digitalen Transformation für KMU
KMU verändern meist nicht eine gesamte Branche, wie am Beispiel von Spotify, doch können sie durch die digitalen Möglichkeiten vieles bewirken. Diese Vorteile ergeben sich für KMU durch die Digitale Transformation:
Qualitätssteigerung
Durch die bewusste Konfiguration der IT-Umgebung kann die Qualität der eigenen Produkte und Dienstleistungen gesteigert und neue Potentiale eröffnet werden.
Ich begleite aktuell eine Organisation in der Neukonzeption ihres Software-Ökosystems. D.h. wir konzipieren die komplette Prozesslandschaft dank mehrerer Software-Lösungen neu. Das Einhalten von Richtlinien kann so garantiert werden, es geschehen weniger Fehler und die Qualität steigert sich massgeblich.
Effizienzsteigerung
Die Analyse der eigenen Organisation dient als wertvolle Grundlage, um Ineffizienzen des Systems aufzudecken und Entwicklungspotenziale zu evaluieren.
Ich durfte kürzlich eine Analyse von verschiedenen Prozessen bei einem Kunden erstellen, wobei Optimierungspotentiale im Belegprozess festgestellt wurden. Wir haben den Optimalprozess gemeinsam entwickelt und dank der Software Peax umgesetzt. Ein Scanning-Center verarbeitet die Post, die Postverteilung läuft digital weiter und der bzw. die richtige Mitarbeitende visiert die Rechnung, bevor die Buchhaltung die Rechnung aus demselben Programm bezahlt.
Spassfaktor
Nebst der Qualitäts- und Effizienzsteigerung darf der Spassfaktor nicht zu kurz kommen. Wenn Mitarbeitende gerne mit den digitalen Tools interagieren, wurde am richtigen Ort angesetzt.
Bei der Heimatt Gruppe arbeiten wir über verschiedene Standorte hinweg. Nebst unseren drei Firmenstandorten arbeiten unsere Mitarbeitenden bei Kunden, unterwegs oder im Homeoffice. Eine hindernislose IT-Infrastruktur ist hier besonders wichtig. Wir haben uns deshalb vor einigen Jahren für die Teams-Telefonie entschieden. Durch diese Lösung können Mitarbeitende sich während eines Telefonats gegenseitig ihre Bildschirme freigeben. Die Zusammenarbeit wurde dadurch auf ein anderes Level gehoben. Diese Funktionen werden auch zunehmend in der Kommunikation mit Kunden genutzt und erleichtern die Kollaboration.
Kollaboration
Mit der Digitalen Transformation wird die Zusammenarbeit erleichtert. Dies betrifft nicht nur die Kommunikation, sondern auch den Austausch von Daten.
Kostenreduktion
Der Einsatz digitaler Technologien kann Kosten reduzieren, indem Prozesse digital stattfinden und Daten gezielt für Optimierungen genutzt werden.
Innovation
Die Digitale Transformation schafft eine agile und lernende Unternehmenskultur. Dadurch werden Innovation und Wachstum emergent gefördert.
Wettbewerbsfähigkeit
Mit zunehmender Qualität, Effizienz und dem Spassfaktor wird die Wettbewerbsfähigkeit im (Arbeits-)markt gefördert.
Reaktionsfähigkeit
Analoge oder hierarchische Organisationen und ihre Administrationsprozesse verlangsamen den Aktionsgeschwindigkeit – hier schafft die Digitale Transformation Abhilfe.
Kundenanforderungen
Kunden bevorzugen es, Informationen schnell und einfach zu erhalten und sich digital zu informieren.
Die drei Erfolgsfaktoren der Digitalen Transformation
Die Digitale Transformation ist ein Prozess, welchen ich gerne mit einer anspruchsvollen Wanderung vergleiche. Es wird ein inspirierender Plan benötigt, damit man sich auf den Weg macht. Jede:r braucht die richtige Ausrüstung, damit alle Wegabschnitte gut gemeistert werden können. Und alle Beteiligten benötigen die optimalen Fähigkeiten, um den Weg mit Leichtigkeit überwinden zu können. Die Erfolgsfaktoren der Digitalen Transformation im Detail:
1 | Inspirierender Plan: Vision & Strategie
Eine klare Vision und Strategie ist für die Digitale Transformation unabdingbar, denn Geschichten aus der Zukunft inspirieren und motivieren etwas anzupacken. Als hilfreiches Gedankenmodell für die strategische Unternehmensführung hat sich für die Heimatt Gruppe das an H. Hinterhuber angelehnte Modell herausgestellt.
Da der strategische Prozess komplex ist und sich über mehrere Jahre hinzieht, erkläre ich die Teilschritte anhand der Geschichte der Heimatt Gruppe.
Purpose (Sinn einer Unternehmung)
Warum existieren wir? Unsere Mitarbeitenden stärken KMU, jede:r verfolgt dabei unterschiedliche Aufgaben und Leidenschaften. Das Stärken von KMU vereint uns und bildet unseren Purpose.
Vision (Zukunftsbild in 5 Jahren)
Die Vision ist das ambitionierte, abstrakte, inspirierende Zukunftsbild einer Organisation. Die zentrale Frage dahinter ist: Wie sieht unsere Organisation in 5 Jahren aus?
Unsere Vision ist es, der Ansprechpartner für KMU’s zu sein, unabhängig von ihren betriebswirtschaftlichen Anliegen. Wir haben unser Dienstleistungsportfolio an den täglichen Herausforderungen von KMU’s ausgerichtet, was zu erstaunlichen 200 Dienstleistungen führte. Diese haben wir in 10 Disziplinen gruppiert, darunter die Digitale Transformation, um Kunden auf diesem Weg zu begleiten und zu unterstützen.
Teammission
Eine Teammission ist ein klarer Auftrag, den es zu erfüllen gilt. Die zentrale Frage dahinter ist: Welchen Beitrag zur Erfüllung der Vision leistet ein Team?
Bei der Disziplin Digitale Transformation der Heimatt Gruppe heisst die Teammission: «Wir begleiten unsere Kunden auf dem ganzen Weg der Digitalen Transformation. Gemeinsam steigern wir die Qualität, Effizienz und den Spass an der Arbeit durch die digitalen Möglichkeiten.
Strategische Initiative
Eine Strategische Initiative ist ein Entwicklungsfokus, den sich eine Organisation für die kommenden Monate/Jahre setzt. Die zentrale Frage dahinter ist: In welchen Bereichen will sich die Organisation entwickeln?
Für die bewusste Entwicklung der Heimatt Gruppe in den kommenden Jahren haben wir uns vier strategische Initiativen gesetzt. Eine davon ist die «Synergie Mensch & Technik». Wir wollen, dass unsere Mitarbeitenden und Kunden gerne mit unserer Technik arbeiten und dass sie diese gezielt einsetzen.
Zielbilder und Projekte
Aus den strategischen Initiativen lassen sich verständliche Zielbilder und klar definierte Projekte ableiten. So heisst eines unserer Zielbilder: 21 Century Skills – Unsere Mitarbeitenden kennen die Funktionen unserer ICT-Infrastruktur. In unseren internen Weiterbildungen schulen wir diese deshalb fokussiert und gezielt.
Findest du dich in diesen Statements wieder?
- Ich bin die einzige Person, die vorantreibt. Wie kriege ich die anderen an Bord?
- Jede:r im Team hat gute Ideen, doch sind diese nicht aufeinander ausgerichtet.
- Unserer Führung fehlt es an der technischen Unterstützung. Gerne würden wir aufgrund von Daten entscheiden, doch uns stehen diese nicht zur Verfügung.
- Uns fehlt ein einheitliches Projektmanagement. Wie kann ich dieses so flexibel aufbauen, dass wir uns auf die sich stetig verändernden Situationen schnell anpassen können?
2 | Richtige Ausrüstung
Mitarbeitende sollten auf die richtige Ausrüstung und die richtigen Ressourcen zugreifen können, um ihr Bestes geben zu können. Dazu gehört nebst einem modernen Arbeitsplatz auch die optimalen Strukturen, schlanke Prozesse, eine adäquate Führung und Daten, mit denen sich neue Erkenntnisse generieren lassen.
Moderner Arbeitsplatz
In einer Ära, in der der Begriff Work-Life-Balance aufgrund der untrennbaren Verbindung von Arbeit und Leben irreführend ist, variieren die Ansprüche an einen modernen Arbeitsplatz genauso stark wie die Menschen, die ihn nutzen. Einige bevorzugen die Flexibilität des ortsunabhängigen Arbeitens, während andere einen festen Arbeitsplatz mit mehreren Bildschirmen, einem Stehpult und einem massgeschneiderten Headset benötigen. Manche setzen auf Zugriffskontrollen und Identitätsmanagement für spezielle Räume, während wieder andere Security by Design fordern, um sicherzustellen, dass jeder nur das tun kann, wozu er berechtigt ist. Endpoint-Sicherheit, Compliance, Datenschutz und Datensicherheit sind nur einige der vielfältigen Anforderungen. Eine sorgfältige Evaluierung von Hard- und Software ist daher unerlässlich, da überhastete Entscheidungen hohe Kosten verursachen können.
Optimale Strukturen
Eine Organisation ist dann optimal aufgestellt, wenn Anliegen schnell und zur Zufriedenheit aller bearbeitet werden können. Damit dies geschieht bedingt es einer klaren Arbeitsteilung. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sollten deshalb allen Beteiligten zur richtigen Zeit bekannt sein. Funktions- oder Rollenbeschreibungen helfen dabei.
Schlanke Prozesse
Eine Organisation ist ein System, das Anliegen verarbeitet. Es ist deshalb wichtig sich die Prozesse immer wieder vor Augen zu führen und diese zu verschlanken, automatisieren und unnötige Prozesse zu eliminieren.
Adäquate Führung
Richtig gesehen – die Führung ist unter der richtigen Ausrüstung untergeordnet. In der heutigen Zeit müssen sich Führungspersonen mit ihrem Führungsstil auseinandersetzen. Immer häufiger wird «Servant-Leadership» benötigt. Dabei handelt es sich um ein Führungsverständnis, bei welchem sich Führungspersonen als Befähiger verstehen. Sie räumen dabei dem Team alle Hindernisse aus dem Weg, fördern das Wachstum und Wohlbefinden aller. Dabei entscheidet nicht mehr die Führungsperson, sondern die Personen, die die Aufgabe erledigen.
Erkenntnisreiche Daten
“Daten sind das neue Gold” ist ein Claim, der seit Jahren gilt. Etwas für Grossfirmen? Nein, auch KMU sollten aus ihren Daten wichtige Erkenntnisse ziehen können. Damit dies klappt, ist bereits die Dateneingabe relevant – oftmals birgt bereits die Stammdatenpflege Optimierungspotentiale.
Findest du dich in diesen Statements wieder?
- Die Mitarbeitenden würden besser arbeiten, wenn ihr Arbeitsplatz anders wäre.
- Das Organigramm ist nicht auf die Bedürfnisse und Anliegen ausgerichtet. Umwege gehören deshalb zur Tagesordnung.
- Die Prozesse könnten schlanker, oder gar automatisch laufen. Doch wie tun wir dies?
- Wir möchten anders führen, kennen aber nicht die richtigen Methoden.
- Unsere Daten sind ein Chaos, an gewissen Orten sogar ein Friedhof. Wie kommen wir hier raus?
- Unsere Mitarbeitenden nutzen die digitalen Tools zu wenig, oder nicht richtig.
3 | Optimale Fähigkeiten
Digitale Transformation ist nicht allein Chefsache. Die Menschen, die sie im Unternehmen anwenden, werden leider noch zu häufig ausser Acht gelassen. Dabei sind es besonders die Personen, die dicht am Tagesgeschäft sind, welche Ideenimpulse für Innovationen liefern können und diese voranbringen. Die Befähigung der Mitarbeitenden ist daher das A und O. Ein «Servant-Leader» stellt sich deshalb immer wieder die Frage: «Was brauchen meine Mitarbeitenden aktuell, um einen Schritt weiterzukommen?».
Eine digitale Arbeitsweise benötigt neue Kompetenzen und Techniken, die es zu vermitteln gilt. Dies gilt für einzelne Personen, Teams und die Führungsriege. Der entsprechende Wissenstransfer kann unter anderem erfolgen durch:
Leadership Workshops
Themen wie: strategische Unternehmensführung, Servant Leadership, Agile Methoden, Change Leadership & Management, Lernende Organisation, New Leadership, Projektmanagement, Soft & Personal Skills, Ziele definieren
Teamworkshops
Themen wie: Kollaborative Arbeitstechniken, Aufgabenmanagement, Dokumentenmanagement, Softwarewissen von Teams, SharePoint, Planner, PowerAutomate, Excel, Peax, Accounto
Individual-Coachings
Individuelle Coachings beschleunigen die Transformation einzelner Personen.
Findest du dich in diesen Statements wieder?
- Unsere Stammdaten werden nicht richtig geführt. Wie kriegen wir Qualität hinein?
- Unsere Dokumentenablage ist ein Chaos. Wie kriege ich wieder Ordnung rein?
- Wir arbeiten mit M365. Wie holen wir mehr aus deren Funktionen?
- Wir sammeln viele Daten, werten diese aktuell aber nicht aus. Wie kann ich diese ansprechend aufbereiten?
Tipps für eine erfolgreiche Transformation
Für erfolgreiche Transformationsprojekte braucht es sowohl Change Leadership, als auch Change Management. Optimal kombinieren lassen sich diese beiden Führungsarten, indem der Projektprozess einheitlich gestaltet und immer nach demselben Schema abläuft. Für meine Projekte nutze ich die drei AKU-Phasen in Anlehnung an Design Thinking.
Analysephase
In der Analysephase werden wir uns über alle Stakeholder bewusst und definieren zusammen mit ihnen die Bedürfnisse an das Projekt. Ausserdem befassen wir uns mit Fachliteratur und den Optimierungsmöglichkeiten. Für mich ist es ein Abtauchen in das Thema. Ein Englisches Sprichwort, dass ich mir in dieser Phase gerne vor Augen führe, ist: «Going down the Rabbit Hole».
- Die Analysephase ist die Basis für erfolgreiche Projekte. Überspringe sie deshalb nicht, auch wenn die Verlockung manchmal gross ist.
- Sprich mehrmals mit allen Stakeholdern und vergewissere dich, dass du die Bedürfnisse korrekt aufgenommen hast.
- Informiere dich über mögliche Optimierungsoptionen und lasse dir diese von Experten vorstellen.
Konzeptionsphase
In der Konzeptionsphase entwickle ich mit dem Projektteam Ideen und wir erstellen Prototypen. Konkret stellen wir uns in dieser Phase die Zukunft vor und überlegen, wie wir dahin kommen.
- Stell dir die Zukunft vor, kreiere etwas Visuelles, das den Zukunftszustand zeigt und für andere erfahrbar macht, und sprich darüber.
- Stelle dir die Frage: Wann wird was geschehen? Erstelle anhand dessen eine Roadmap mit allen Meilensteinen.
- Arbeite mit einer transparenten und effizienten Projektmanagementmethode. Digitale Tools wie Planner, Trello, ClickUp, etc. können dir hier helfen und sind für KMU meist kostenlos.
Umsetzungsphase
In der Umsetzungsphase wird ein Meilenstein nach dem anderen angegangen. D.h. in dieser Phase wird sichtbar, wie gut in den vorderen Phasen gearbeitet wurde. Desto besser die Vorbereitung, desto besser funktioniert die schrittweise Annäherung an den gewünschten Zustand.
- Etabliere eine Lernkultur, d.h. schaffe einen Raum, wo Trial and Error erlaubt sind.
- In dieser Phase nimmt die Geschwindigkeit des Veränderungsprozesses zu. Viele Personen gehen durch ein Tal der Tränen, denn sie müssen jetzt loslassen vom alten. Begleite sie also so gut wie möglich.
- Es ist wichtig hier auf die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten zu achten. Jede:r muss wissen, wer was macht, oder nicht mehr macht.
- Es wird nicht alles reibungslos gehen. Zeige also auch, dass bei dir nicht alles rund läuft. Ganz nach dem Motto: «Wir sitzen im selben Boot.»
- Mache keine Schuldzuweisungen, dies vergiftet nur die Kultur.
- Sprich über Erfolge und feire diese mit allen Beteiligten.
Meine Passion ist es, Potenziale in Unternehmen zu erkennen und gezielt entfalten zu lassen. Potenziale liegen verborgen in Personen, zwischenmenschlichen Dynamiken, oder auf Organisationsebene. Wenn auch du die Vorteile der digitalen Transformation für dein Unternehmen nutzen möchtest, begleite ich dich auf diesem Weg.